ภาพจาก www.freepik.com
1. กำหนดวาระการประชุมออนไลน์ให้ชัดเจน
ควรกำหนดวาระการประชุมให้เรียบร้อย เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนทราบ และเตรียมตัวหาข้อมูล เตรียมตอบคำถามในส่วนที่ตัวเองรับผิดชอบ จะช่วยให้ทุกคนพร้อมสำหรับหาทางออกให้กับปัญหาในวาระต่าง ๆ ได้มากกว่า หากเรียกประชุมออนไลน์โดยไม่แจ้งวาระ ไม่มีหัวข้อเรื่อง จะหาคำตอบหรือข้อสรุปจะทำได้ยาก เพราะไม่มีใครเตรียมตัวมา ซึ่งจะทำให้การประชุมออนไลน์ยืดเยื้อออกไป
ควรเลือกวาระที่คนส่วนใหญ่มีร่วม เพื่อไม่ให้ยืดเยื้อและเกิดความเบื่อหน่าย
2. แจ้งนัดหมายประชุมออนไลน์ล่วงหน้า
ก่อนเรียกประชุมออนไลน์ทุกครั้ง ต้องแจ้งผู้เกี่ยวข้องให้ทราบล่วงหน้า เพื่อให้ทุกคนได้เตรียมตัว เตรียมข้อมูล และลงตารางเวลาเอาไว้ เนื่องจะต้องเตรียมตัวทางด้านเทคนิคและรอผู้เข้าร่วมประชุมให้พร้อมหน้า โดยการแจ้งนัดหมายประชุมออนไลน์ควรแจ้งส่งทางช่องทางที่ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถรับทราบได้ โดยระบุวัน เวลา โปรแกรมที่ใช้ประชุม พร้อมวาระการประชุมให้เรียบร้อย แต่ถ้าหากต้องมีการประชุมอย่างเร่งด่วนควรแจ้งให้ทราบล่วงหน้า 1-2 ชั่วโมง เพื่อให้ทุกคนได้เตรียมตัวให้พร้อม (ยกเว้นเป็นกรณีฉุกเฉิน) 3. เลือกโปรแกรมประชุมออนไลน์ที่ใช้งานง่าย
โปรแกรมประชุมออนไลน์บางโปรแกรมอาจมีการใช้งานที่ซับซ้อน และแต่ละโปรแกรมก็มีการใช้งานที่แตกต่างกัน เพื่อให้หน่วยงานหรือองค์กรของคุณประชุมออนไลน์กันได้ราบรื่น ไม่ติดขัด และสะดวกต่อผู้เข้าร่วมประชุม ควรเลือกใช้เพียงโปรแกรมเดียวเป็นหลัก และต้องมีการซักซ้อมให้ทุกคนรู้จักการใช้โปรแกรมในเบื้องต้น เช่น การล็อกอิน-ล็อกเอาท์ การแชร์หน้าจอ สร้างข้อตกลงร่วมกันในการเปิด-ปิดไมโครโฟน หรือเปิด-ปิดกล้อง4. เลือกสถานที่ประชุมออนไลน์ให้เหมาะสม
สถานที่สำหรับประชุมออนไลน์ ควรเป็นที่ที่สัญญาณอินเทอร์เน็ตเข้าถึงและเสถียร เพื่อป้องกันไม่ให้ขาดการเชื่อมต่อระหว่างประชุม มีแสงสว่างเพียงพอหากต้องเปิดกล้อง และที่สำคัญคือ ควรเป็นที่ที่เงียบ สำหรับผู้ที่อยู่คอนโดหรือหอพัก อาจไม่มีปัญหา แต่สำหรับคนที่อยู่บ้าน มีครอบครัว หรือมีสัตว์เลี้ยงอยู่ด้วย อาจไม่สามารถหาห้องเงียบ ๆ ได้ และที่สำคัญควรปิดไมโครโฟนทุกครั้งในระหว่างการประชุม โดยเปิดเฉพาะตอนที่ต้องพูดเท่านั้น
ภาพจาก : https://www.officemate.co.th/blog/online-meeting/
5. เริ่มประชุมออนไลน์ให้ตรงเวลา และจบให้ได้ตามเดดไลน์
กำหนดวาระ แจ้งนัดหมาย เตรียมโปรแกรม และเลือกสถานที่กันเรียบร้อย เทคนิคต่อไป คือ การเริ่มประชุมออนไลน์ให้ตรงเวลา แนะนำว่าหากใครเข้าประชุมช้าให้เริ่มประชุมไปก่อน เพื่อที่คนเข้ามาก่อนจะได้ไม่ต้องรอนาน หากมีความจำเป็นต้องผ่านเรื่องของผู้เข้าประชุมช้าไปก่อน นอกจากนั้น ควรกำหนดเวลาในการประชุมไม่ให้นานเกินไป เพราะคนเราสามารถโฟกัสเรื่อง ๆ หนึ่งได้นานเพียง 18 นาทีเท่านั้น และการประชุมที่ดีนั้นไม่ควรนานเกิน 50 นาทีต่อครั้งต่อเรื่อง ดังนั้น การจำกัดเวลาประชุมจึงช่วยให้ผู้เข้าร่วมไม่รู้สึกอ่อนล้า และทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากกว่า หากอยากลดเวลาในการประชุมลง ลองใช้วิธีกำหนดเวลาของการอภิปรายในแต่ละหัวข้อให้ชัดเจน เช่น หัวข้อ ก ใช้เวลา 10 นาที หัวข้อ ข ใช้เวลา 15 นาที เป็นต้น และที่สำคัญต้องเริ่มประชุมให้ “ตรงเวลา” เสมอ
6. สรุปข้อมูลที่ได้จากการประชุมออนไลน์ทุกครั้ง
หลังจากประชุมออนไลน์เสร็จแล้ว อย่าเพิ่งรีบออกจากห้องประชุมทันที เนื่องจากคุณหรือตัวแทนผู้เข้าร่วมประชุม ควรสรุปสาระสำคัญและข้อสรุปของแต่ละวาระการประชุมก่อนทุกครั้ง เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนเข้าใจตรงกันมากขึ้น ไม่ทำให้การประชุมเสียเปล่า และหากเป็นไปได้ อาจทำสรุปการประชุมแต่ละประเด็นส่งอีเมลหรือแอปพลิเคชันอื่น ๆ ที่ใช้ติดต่อกันเป็นลายลักษณ์อักษร เก็บข้อความไว้ที่โน้ต เพื่อที่ทุกคนสามารถกลับมาอ่านใหม่ได้เพื่อความแม่นยำ7. เปิดกล้องประชุมออนไลน์ช่วยเพิ่มปฏิสัมพันธ์ได้มากขึ้น
ในการประชุมทุกครั้ง การเปิดกล้องเป็นเทคนิคช่วยเพิ่มปฏิสัมพันธ์ในการประชุมออนไลน์ ทั้งยังช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมโฟกัสกับการประชุมได้มากขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้มองเห็นท่าทาง อารมณ์ ณ ขณะนั้น แต่ถึงอย่างไรก็ตาม ได้มีงานวิจัยออกมาว่า การเปิดกล้องประชุมออนไลน์อาจทำให้เสียสมาธิได้ เพราะท่าทางและอากัปกิริยาของผู้เข้าร่วมประชุม เช่น ยกน้ำขึ้นมาดื่ม หยิบสมุดขึ้นมาจด หรือกริยาอื่น ๆ ถือเป็นการรบกวนเสียสมาธิได้เช่นกัน ดังนั้นการเปิดกล้องหรือปิดกล้องนั้น ควรกำหนดให้พอเหมาะ ขึ้นอยู่กับข้อตกลงร่วมกันก่อนการประชุมออนไลน์ แต่ไม่ว่าจะเปิดกล้องหรือปิดกล้อง ขอแค่ทุกคนเข้าประชุมออนไลน์กันตรงเวลา เตรียมข้อมูล เตรียมปัญหามาซักถาม พยายามโฟกัส และหาข้อสรุปร่วมกัน เพียงเท่านี้ การประชุมออนไลน์ก็มีประสิทธิภาพไม่ต่างจากประชุมที่สำนักงาน แถมยังไม่ยืดเยื้อจนทำให้เหนื่อยล้าอีกด้วยอย่างไรก็ตามนอกจากความพร้อมที่กล่าวมาทั้งหมดนี้ สิ่งจำเป็นที่ขาดไม่ได้คือมารยาททางสังคมในการประชุม การประชุมออนไลน์นั้น ก็เหมือนกับการประชุมในห้องปกติ สิ่งที่ต่างไปก็คือ ถ้าเราปรึกษากันในห้องประชุมที่ประชุมจะรับทราบทั้งหมด ไม่ถือว่าเป็นการหารือกันเป็นการส่วนตัว ต้องระวังเรื่องการใช้ภาษา การแต่งกาย การยกมือเพื่อขออนุญาต ตอบคำถามหรือประเด็นที่สงสัยทุกครั้ง ไม่ควรแทรกเสียงระหว่างที่ผู้ประชุมท่านอื่นกำลังให้ความเห็นอยู่ และในขณะที่ต้องประชุมควรอยู่ที่โต๊ะทำงานไม่ควรขับรถในระหว่างประชุม หรือถ้าหากจำเป็นควรขออนุญาตในที่ประชุมก่อน หรือจอดรถเพื่อประชุม หากมีความจำเป็นต้องออกจากการประชุมระหว่างการประชุม ควรแจ้งในที่ประชุมหรือเปิดกล้องเพื่อให้ที่ประชุมทราบว่าเราไม่ได้นั่งอยู่ในระหว่างการประชุม
เรียบเรียง :
ธนวัฒน์ นามเมือง ครูผู้ช่วย ส่วนจัดการศึกษานอกระบบและการศึกษาตามอัธยาศัย
สถาบัน กศน.ภาคเหนือ
อ้างอิง :
วิชญะ พงษ์กล่ำ. (2564). แชร์ 7 เทคนิค ประชุมออนไลน์ยังไงให้ได้ประสิทธิภาพ. สืบค้นจาก https://www.officemate.co.th/blog/online-meeting/
