ขั้นตอนที่ 1 การแยกคอลัมน์ ชื่อ และ นามสกุล
1.1 จากไฟล์ Excel ด้านล่าง จะเห็นว่าในคอลัมน์ “ชื่อ-นามสกุล” นั้น มีการพิมพ์ คำนำหน้า ชื่อ และนามสกุลอยู่ในคอลัมน์เดียวกัน โดยระหว่างชื่อและนามสกุลมีการเว้นวรรค เราจะใช้การเว้นวรรคนี้ ในการแยกคอลัมน์ โดยให้คลิกเลือกเซลล์ในคอลัมน์ “ชื่อ-นามสกุล” ให้ครอบคลุมทั้งหมดก่อน
1.4 โปรแกรมจะแสดงหน้าต่าง Convert Text to Columns Wizard - Step 2 of 3 (ตัวช่วยสร้างการแปลงข้อความเป็นคอลัมน์ - ขั้นที่ 2 จาก 3) ให้คลิกเลือกรายการ Space (ช่องว่าง) แล้วคลิกปุ่ม Next (ถัดไป) เพื่อเข้าสู่ขั้นตอนที่ 3
1.6 โปรแกรมจะดำเนินการแยกชื่อและนามสกุลออกจากกันเป็น 2 คอลัมน์
1.5 โปรแกรมจะแสดงหน้าต่าง Convert Text to Columns Wizard - Step 3 of 3 (ตัวช่วยสร้างการแปลงข้อความเป็นคอลัมน์ - ขั้นที่ 3 จาก 3) ให้คลิกเลือกรายการ General (ทั่วไป) แล้วคลิกปุ่ม Finish (เสร็จสิ้น)
1.6 โปรแกรมจะดำเนินการแยกชื่อและนามสกุลออกจากกันเป็น 2 คอลัมน์
ขั้นตอนที่ 2 การแยก ชื่อ ออกมาเป็นคอลัมน์
2.1 ทำรายการคำนำหน้าทั้งหมดไว้
- จากรายการข้อมูลที่มีอยู่ ให้สำรวจดูคำนำหน้าชื่อที่มีอยู่ทั้งหมดว่ามีอะไรบ้าง จากตัวอย่างจะเห็นได้ว่ามีคำนำหน้าทั้งหมด 5 คำ ได้แก่ นาย นาง นางสาว ว่าที่ร้อยตรี และ ดร.
- สร้างคอลัมน์เพิ่มอีกหนึ่งคอลัมน์ ใช้ชื่อคอลัมน์ว่า “รายการคำนำหน้า”
- พิมพ์คำนำหน้าทั้ง 5 คำ ไว้ในคอลัมน์ “รายการคำนำหน้า”
2.2 สร้างคอลัมน์เพิ่มอีก 2 คอลัมน์ คือ “คำนำหน้า” และ “ชื่อ”
2.3 ทำการแยกชื่อออกมาไว้คอลัมน์ “ชื่อ” โดยใช้คำสั่งหรือฟังก์ชัน
• รูปแบบของฟังก์ชัน มีดังนี้
ข้อความเดิม “นายวสันต์” คือ เซลล์ C2
$คอลัมน์รายการคำนำหน้า$แถวแรก คือ $B$2
$คอลัมน์รายการคำนำหน้า$แถวสุดท้าย คือ $B$6
ดังนั้นจะเขียนฟังก์ชัน ได้ดังนี้
จากตัวอย่าง := RIGHT(ข้อความเดิม,MIN(LEN(SUBSTITUTE(ข้อความเดิม,$คอลัมน์รายการคำนำหน้า$แถวแรก:$คอลัมน์รายการคำนำหน้า$แถวสุดท้าย,""))))
ข้อความเดิม “นายวสันต์” คือ เซลล์ C2
$คอลัมน์รายการคำนำหน้า$แถวแรก คือ $B$2
$คอลัมน์รายการคำนำหน้า$แถวสุดท้าย คือ $B$6
ดังนั้นจะเขียนฟังก์ชัน ได้ดังนี้
=RIGHT(C2,MIN(LEN(SUBSTITUTE(C2,$B2:$B6,""))))
ทำการแยก ชื่อ ออก มาไว้ในคอลัมน์ “ชื่อ” โดยให้ทำที่รายการข้อมูลลำดับแรกก่อน ซึ่งในตัวอย่าง รายการลำดับแรก คือ “นายวสันต์”
- คลิกที่ช่องเซลล์ E2 แล้วพิมพ์ หรือ copy ฟังก์ชัน ลงในช่องพิมพ์ข้อความด้านบน
- กด Ctrl+Shift+Enter จะปรากฏชื่อ “วสันต์” ลงในช่องเซลล์ E2
ขั้นตอนที่ 3 การแยก คำนำหน้า ออกมาเป็นคอลัมน์
1) ต่อไปจะทำการแยกคำนำหน้า ซึ่งวิธีนี้จะทำได้นั้น เราจำเป็นต้องแยกชื่อออกเป็นคอลัมน์ไว้เรียบร้อยก่อน แล้วจึงใช้คำสั่งฟังก์ชัน ดังนี้
=SUBSTITUTE(ข้อความเดิม,ชื่อ,"")
จากตัวอย่าง :
ข้อความเดิม “นายวสันต์” คือ เซลล์ C2
ชื่อ “วสันต์” คือ เซลล์ E2
ดังนั้นจะเขียนฟังก์ชัน ได้ดังนี้
=SUBSTITUTE(C2,E2,"")
2) ทำการแยก คำนำหน้า ออกมาเป็นคอลัมน์ โดยให้ทำที่รายการข้อมูลลำดับแรกก่อน ซึ่งในตัวอย่าง รายการลำดับแรกคือ “นายวสันต์”
- คลิกที่ช่องเซลล์ D2 แล้วพิมพ์หรือ copy ฟังก์ชัน ลงในช่องพิมพ์ข้อความด้านบน
- กด Enter จะปรากฏคำนำหน้า “นาย” ลงในช่อง D2
แค่นี้เราก็สามารถแยกคำนำหน้า ชื่อ และนามสกุล ออกจากกันคนละคอลัมน์ได้เรียบร้อยแล้ว
เขียน: เฉลิมพล อินต๊ะเสน เจ้าหน้าที่เทคโนโลยีสารสนเทศ สถาบัน กศน.ภาคเหนือ
เรียบเรียง/ภาพประกอบ : นัชรี อุ่มบางตลาด ครู ชำนาญการ สถาบัน กศน.ภาคเหนือ
